03.12.19

Zeugnistag, Theorie und Praxis

Das Projekt Kirchliche Strukturen 2024Plus war auf zwei Jahre angelegt, vom 01.01.2018 bis zum 31.12.2019, zum Abschluss dieser Projektphase wurde es geprüft. Und die großen Beschlüsse der Landessynode treffen auf die Praxis.

Zeugnistag

Der Prüfbericht des Rechnungsprüfamtes enthält Lob: „Die Projektleitung hat sowohl in finanzieller als auch in zeitlicher Hinsicht die Vorgaben voll erfüllt.  Nach Auffassung des RPA zeichnete sich das Projekt vor allem durch seine hohe Transparenz, die gute Organisation und die umfassende Einbindung der Projektbeteiligten aus, was insbesondere durch die diversen Maßnahmen (z.B. Workshops, umfassender Blog, Ideenwettbewerbe, Beiratssitzungen) der Projektleitung erreicht wurde.“

 Und er enthält zwei Kritikpunkte: 

„Künftig ist darauf zu achten, dass Projektmittel erst in Folge der Genehmigung eines Projekts zur Verfügung gestellt werden. Gegebenenfalls sind entsprechende Mittel vorher mit einem Sperrvermerk zu versehen.“ Hier haben die zeitlichen Abläufe im Vorfeld des Projekts nicht ganz gepasst. Zuerst wurde beschlossen, wie viel Geld ausgegeben werden darf. Und der offizielle Beschluss, wie dieses Geld ausgegeben wird, kam später. Außerdem äußert sich das Rechnungsprüfamt verwundert darüber, wie detailliert der inhaltliche Beschluss der Landessynode ist. 

„Bei allen weiteren Vergaben innerhalb des Projektes sind künftig die haushaltsrechtlichen Vorgaben einzuhalten und jeweils die geforderte Anzahl von Angeboten einzuholen.“ Teil des Projektauftrages war es, externe Beratungsleistung auszuschreiben. Dieser Ausschreibungsprozess entsprach grundsätzlich den Vorgaben an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Vergleichbarkeit. Leider haben – auch bedingt durch die relativ kurze Ausschreibungsfrist – nur zwei Bewerber ein Angebot eingereicht. Gefordert werden drei Angebote. Hier hätten wir sauberer dokumentieren und begründen müssen, wieso es im Zeitablauf des Projektes nicht möglich war, auf die geforderte Mindestanzahl von drei Angeboten zu kommen. Und es hätte optimalerweise einen formellen Beschluss gebraucht, in dem das Kollegium des Oberkirchenrates der begründeten Abweichung zustimmt.

Die Antwort des Oberkirchenrates lautet:

  • Bei allen Vergaben innerhalb des Projekts werden wir die jeweils geforderte Anzahl von Angeboten einholen. Sollte dies nicht möglich sein, werden wir diese Abweichungen ausführlich begründen und im zuständigen Leitungsgremium beraten.
  • Soweit es in unseren Zuständigkeitsbereich fällt, werden wir darauf hinwirken, dass bei Beschlüssen der Landessynode zuerst der inhaltliche Rahmen und dann die dafür notwendige Finanzierung beschlossen wird.
  • Soweit es in unseren Zuständigkeitsbereich fällt, werden wir darauf hinwirken, dass Beschlüsse der Landessynode einen Rahmen vorgeben, aber nicht dem operativen Handeln vorgreifen, bzw. es einschränken.

Theorie und Praxis

Seit dem 1. Januar läuft offiziell die Phase, in der das Zielbild 2030 pilotiert wird . Die Pilotregionen stehen fest: Es sind die Kirchenbezirke Blaubeuren und Ulm und das Dienstleistungszentrum Ulm, die Kirchenbezirke Backnang, Schorndorf und Waiblingen und das Dienstleistungszentrum Waiblingen und der Einzugsbereich der gemeinschaftlichen Kirchenpflege Oberndorf am Neckar. In diesen Regionen haben wir vereinbart, wie wir die Pilotierung starten. Zurzeit suchen wir noch Kirchengemeinden aus diesen Kirchenbezirken, die das neue Berufsbild Assistenz der Gemeindeleitung (Ziel 2) erproben.

 

Wenig überraschend, ist die Praxis komplizierter als die Theorie. Dafür zwei Beispiele:

  • In der Pilotregion Rems-Murr sollen die Vor- und Nachteile einer Verwaltung an mehreren Standorten erprobt werden. Die Teilprojekt-Steuerungsgruppe hat beschlossen, im Bereich des Personalwesens zu starten. In diesem Bereich arbeiten das Dienstleistungszentrum Waiblingen und die beteiligten Kirchenpflegen Backnang und Schorndorf bereits vergleichbar. Im Rahmen der Planungen wurde deutlich: Sinnvoll standortübergreifend arbeiten kann man dann, wenn Prozesse vollständig digital laufen. Also muss man in den beteiligten Verwaltungen die Grundlagen für einheitliches digitales Handeln einführen und einen digitalen Prozess Personalwesen starten. Bis dahin gibt es noch ein paar Hürden, die genommen werden müssen, zum Beispiel: Die Verwaltungen arbeiten bisher nicht in einer einheitlichen digitalen Umgebung. Mehrere tausend Papierakten müssen digitalisiert werden. Und auf landeskirchlicher Ebene gibt es Abstimmungsbedarf, welche Software für welchen Teilbereich zum Einsatz kommt und wir genau eine elektronische Personalakte aufgebaut ist.
  • In der Pilotregion Ulm ist geplant, dass das Dienstleistungszentrum Ulm die beteiligten Kirchengemeinden unterstützt, indem es die Buchungen für diese Gemeinden übernimmt. Auch dafür ist ein digitaler Prozess nötig, für den sich vier landeskirchliche Projekte abstimmen müssen.

 

Pilotphasen sind genau dafür da: Gute Ideen müssen in überschaubarem Rahmen den Praxistest bestehen, bevor sie in der Fläche umgesetzt werden können. Und Grundsatzfragen müssen in diesen Pilotphasen geklärt werden und landeskirchliche Projekte vor flächendeckender Umsetzung sinnvoll aufeinander abgestimmt sein. Vielleicht muss man die aktuellen Monate als „Winterphase“ beschreiben. Es bewegt sich vieles, aber weniges davon ist sichtbar. Was ich aber deutlich erlebe: Viele Kolleginnen und Kollegen, die vertrauensvoll über ihren jeweiligen Tellerrand schauen und gemeinsame Konzepte entwickeln. Das tut gut und macht Mut und Hoffnung auf einen baldigen Frühling.

 Liebe Grüße

 Benedikt Osiw